Bộ chứng từ nhập khẩu hàng Trung Quốc: 8 giấy tờ cơ bản cần biết

Bộ chứng từ nhập khẩu là tập hợp giấy tờ chứng minh giao dịch, nguồn gốc và thông tin lô hàng khi làm thủ tục hải quan. Khi nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc, bộ chứng từ cần nhất quán với hàng hóa thực tế để thông quan nhanh và hạn chế phát sinh.

Dưới đây là 8 giấy tờ thường gặp trong bộ chứng từ nhập khẩu. Danh mục cụ thể có thể thay đổi theo mặt hàng, phương thức vận chuyển và phương án nhập khẩu.

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thể hiện thông tin bên mua, bên bán, hàng hóa, số lượng, giá, điều kiện giao hàng và thanh toán. Đây là chứng từ gốc, các giấy tờ khác trong bộ chứng từ cần thống nhất với nội dung hợp đồng.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn ghi nhận giá trị lô hàng, đồng tiền thanh toán và mô tả hàng hóa theo giao dịch thực tế. Đây là căn cứ quan trọng để xác định trị giá tính thuế.

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List liệt kê số kiện, số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói, giúp kiểm đếm và đối chiếu khi hàng về kho.

4. Vận đơn

Vận đơn là chứng từ vận tải tương ứng với phương thức đã chọn: vận đơn đường biển (B/L), vận đơn hàng không (AWB) hoặc chứng từ vận tải đường bộ. Thông tin người gửi, người nhận và mô tả lô hàng cần khớp với bộ chứng từ thương mại.

5. Tờ khai hải quan

Tờ khai được lập dựa trên thông tin hàng hóa và bộ chứng từ, khai báo mã HS, trị giá, xuất xứ và các khoản thuế. Bạn có thể tra cứu quy định và thủ tục tại Cổng thông tin Hải quan Việt Nam.

6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

C/O dùng để đề nghị hưởng thuế suất ưu đãi khi hàng đáp ứng điều kiện theo hiệp định thương mại, ví dụ C/O mẫu E cho hàng từ Trung Quốc. Có C/O không đồng nghĩa mọi lô hàng đều được ưu đãi; cần kiểm tra tính hợp lệ và điều kiện áp dụng.

7. Giấy phép và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc công bố hợp quy. Nên rà soát trước khi mua để biết mặt hàng có thuộc diện quản lý hay không. Tham khảo bài tư vấn mã HS để chuẩn bị thông tin sản phẩm.

8. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu có)

Nếu lựa chọn phương án ủy thác, hợp đồng ủy thác xác định bên đứng tên nhập khẩu, trách nhiệm, phạm vi công việc, nghĩa vụ thanh toán và các chứng từ bàn giao.

Mẹo giúp bộ chứng từ thuận lợi khi thông quan

• Kiểm tra sự thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng và trị giá giữa các chứng từ.
• Yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp để rà soát trước khi phát hành bản chính.
• Lưu trữ bộ chứng từ đầy đủ cho mục đích kế toán và kiểm tra sau thông quan.
• Làm rõ ai chịu trách nhiệm cho từng chứng từ ngay từ khi ký hợp đồng.

Sai lệch nhỏ giữa các chứng từ cũng có thể khiến thời gian thông quan kéo dài và phát sinh chi phí lưu kho.

Kết luận

Một bộ chứng từ đầy đủ và nhất quán là chìa khóa để nhập khẩu hàng Trung Quốc thuận lợi. Nếu bạn chưa quen với thủ tục, Tam Phát có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn phương án và thực hiện thủ tục trong dịch vụ nhập khẩu chính ngạch.